FileHold fornisce un completo e facile sistema di etichettatura e profilazione dei documenti usato per classificare i documenti o le registrazioni inserite. Un documento giuridico potrebbe avere informazioni specifiche in contrasto con quelle provenienti da un settore ingegneristico o della HR - tutti hanno bisogno di più informazioni oltre alla posizione o al titolo descrittivo. Un utente ha così la possibilità di visualizzare tutte le informazioni che potrebbero essere utili per lui senza dover aprire il documento specifico. Il gestore della libreria crea i profili,  usando menu a discesa, date, valute, numeri o testi o altri tipi di campi, che poi utilizzeranno gli utenti associandoli ai documenti. Questo comporta che la qualità e la consistenza siano certificate dal momento che la gestione e strutturazione del sistema è centralizzata. La classificazione attenta e costante dei documenti assicura che i files possano essere trovati più facilmente sucessivamente anche dagli altri utenti.

FileHold consente di risparmiare molto tempo quando modifico, inserisco o aggiungo nuovi files. La profilazione dei documenti è l'atto con cui io applico dei metadati ad un documento con lo scopo di classificarlo meglio e di facilitare la ricerca dello stesso. Molti documenti  che devono essere importati hanno campi comuni e informazioni inserite uguali. Per esempio una cartella può contenere un numero di files relativi allo stesso prodotto o cliente e quindi possono essere associati allo steso prodottoID o cliente. Con FileHold gli utenti possono semplicemente selezionare più files e completare i campi comuni in pochi click prima di inserirli dentro al sistema.

I documenti esistenti e altre tipi di registrazioni elettroniche provenienti da sovrariempiti e confuse strutturazioni di rete possono essere facilmente importati dentro alla libreria usando la capacità di drag&drop di FileHold Desktop Application (FDA). L'applicativo supporta il caricamento multiplo di files anche di grandi dimensioni (più di 1,8 GB) dalla rete al sistema. Attraverso il menù vi è la possiblità di visionare lo stato dei trasferimenti ed eventualmente la segnalazione di eventuali errori in caricamento. Appena il documento è importato viene effettuata l'indicizzazione FullText  così che gli utenti possono usare la ricerca per profili e la ricerca completa full text insieme per trovare le informazioni in pochi secondi.

FileHold Desktop Application (FDA) può essere impostato per monitorare differenti cartelle della rete per nuovi files salvati o nuovi files scanerizzati da aggiungere al sistema. Una volta che il documento è stato importato il files può essere rimosso per evitare che vi sia una duplicazione delle informazioni.

Il servizio della libreria di Filehold automaticamene gestice differentementi i documenti dalle registrazioni. Per esempio i documenti di lavoro possono essere versionati (check out e ritorno alla libreria)  non le registrazioni - perché sono una registrazione di una transazione o di una corrispondenza. Nello stesso modo i documenti possono essere eliminati dagli utenti con il ruolo apporpriato mentre le registrazioni sono protette dalla cancellazione da parte di chiunque che non sia amministratore di sistema. Questa gestione delle registrazione rende possibile che il sistema sia compliance con normative quali Sarbanes Oxley o HIPAA

Filehold  fornisce una semplice integrazione con software di 3° parti di scansione e gestione delle immagini per aziende che cercano soluzioni di scansione e importazione dei risultati dentro un gestore documentale. L'acquisizione può essere fatta partire da qualunque postazione (locale o remota) presente all'interno la rete e in maniera sicua le informazioni possono essere inviate al server centrale di FileHold. Filehold può essere impostato per controllare con scadenza regolare i documenti presenti in più cartelle e inserire automaticamente le informazioni dentro il sistema.
Le soluzioni di scansione forniscono tutte le possibilità necessarie per l'esame ad alta velocità, l'aumento di immagine, l'OCR, l'osservazione, l'annotazione, la stampa ed immagazzinare delle immagini sia per le pagine di colore che in bianco e nero. Inoltre sostiene il riconoscimento di codice della zona e del barcode per la separazione automatica del documento quando procedono tantissimi documenti.

FileHold provides tight integration with scanning systems requiring bar-code recognition, zonal OCR, database lookup or other advanced scanning features for the indexing of scanned documents. Tight scanning integration provides the highest degree of scanning job automation and indexing accuracy as scanning operator involvement is reduced to a minimum or eliminated entirely. Scanning can occur from any local or remote scanning location and all scanned documents are securely transferred to your corporate FileHold library at a central location.

For files that are not easily digitized and scanned - such as large blueprints, maps or large bound manuals or books - FileHold can track the location of hardcopy paper documents on desks, in the file storage rooms or at remote offices or document storage warehouses.