La struttura della libreria di FIleHold rispecchia l'ambiente di lavoro fisico. Gli armadi contengono cassetti che contengono categorie (o gruppi di cartelle) e cartelle con documenti.
L'amministratore della libreria di FileHold ha la possibilità di gestire centralmente i primi 2 livelli della struttura (Armadi e Cassetti) forzando gli utenti a conservare i documenti nell'approriata area della libreria. Questo approccio controllato assicura che gli utenti possano facilmente cercare i documenti in maniera logica e efficiente.

•  gli utenti possono visualizare solo le informazioni a cui possono accedere. Ogni cartelle è personalizzata per chi potrà accederci.
   
• gli utenti sono configurati facilmente per avere 5 livelli di accesso alle informazioni
   
• Cartelle Read-Only possono essere create modificando i ruoli e privilegi sulla singola cartella.
   
• La struttura è 100% customizzabile dai clienti.

Il controllo di versione di FIleHold consente attraverso meccanismo di check-in /check-out la sicurezza che nessuna informazione possa essere sovrascritta o cancellata senza un cambio di versione. Tutte le versioni dei files sono mantenute sul sistema con la possibilità di consultare per vedere cambi tra le versioni. Gli utenti hanno la possibilità di effettuare il check out da qualsiasi client di FileHold, via standard web, da Office 2003 o usando FileHold Desktop Application.

• I files possono essere facilmente riportati a versioni precedenti appena richiesto. Tutte le versioni sono mantenute. Si possono visualizzare in ogni momento tutte le versioni precedenti.

• tutte le versioni dei documenti mantengono traccia di chi ha effettuato la modifica e quando.

Il collegamento documento-a-documento consente agli utenti di collegare e organizzare i files in gruppi logici. Gli utenti possono visualizzare velocemente una lista di tutti i documenti collegati come padri o figli semza preoccuparsi di dove il file collegato risieda. Vi è anche la possibilità di creare collegamenti ai documenti che si utilizzano più frequentemente.

• I files possono essere facilmente riportati a versioni precedenti appena richiesto. Tutte le versioni sono mantenute. Si possono visualizzare in ogni momento tutte le versioni precedenti.tutte le versioni dei documenti mantengono traccia di chi ha effettuato la modifica e quando.

• In aggiunta, collegamenti a documenti possono essere creati per avere la possibilità di effettuare modifiche a documenti orginali in una singola cartella e avere tutti gli altri automaticamente aggiornati. Per esempio un cambio di listino prezzi o di progettazione è automaticamente cambiato in tutti i collegamenti di gestione prodotto o di gestione venditori.

Gli utenti possono abbonarsi per essere notificati di nuove versioni o modifiche a files o cartelle. L' utente riceve una email di notifica sul suo client di email su chi ha modificato, cosa e un link sicuro per accedere al documento. Gli utenti possono essere avvisati con il FileHold desktop client e Filehold Web tramite la lista delle notifiche. Si possono anche settare dei promemoria su documenti che necessitano una attenzione futura.

Gli utenti possono salvare semplice o avanzate meccanismi di ricerca come Cartelle Virtuali facilitanti. Quando aperte, la ricerca parte e mostra agli utenti il risultato in pochi istanti.

Facilmente è possibile creare aree di lavorazione e collaborazione per quei documenti su cui è necessario lavorare. Una volta che sono stati approvati, i documenti possono essere mossi o collegati a una cartella pubblica (che può essere anche protetta dalle modifiche e dalla eliminazioni accidentali).

Le cartelle virtuali consentono agli utenti di aggregare files presenti all'interno della libreria in una visione più personale (senza compromettere la struttura imposta dall'azienda). Per esempio, un Project Manager può avere una cartella che contenga i documenti di progetto, i contratti, le fatture, i disegni e le e-mail collegate (quando in realtà tutte queste informazioni sono inserite in dislocazioni differenti).